Görev Yetki ve Sorumluluklar

             Daire Başkanının görevleri

• Akademik takvimin hazırlanması ve yıllık iş planının hazırlanması 
• Senato ve Yönetim kurullarının takibinin yapılması
• Yükseköğretim veri tabanına öğrenci bilgi girişlerinin yapılması güncellenmesi
• Program/Bölüm/Ana Bilim Dallarının açılması, değişikliklerin otomasyona girilmesi.
• Güz ve Bahar yarıyılı müfredatlarının öğrenci otomasyon sistemine girilmesi.
• Üniversite bünyesinde bölüm ve programlar arası yatay geçiş esaslarının belirlenmesi.
• Üniversite bünyesinde bölüm ve programlar arası yatay geçiş başvurularının kabul edilmesi. Kontenjan duyurularının yapılması Rektörlüğe sunulması ve ilan edilmesi.
• Daire Başkanlığının gerekli gördüğü konularda eğitim-öğretim, şube yazışmalarının yapılması. Gelen-giden evrak kayıtlarının yapılması ve ilgili bölümlere sevk edilmesi.
• Üniversitelerarası Kurul ve YÖK kararlarının ilgili birimlerle yazışmalarının yapılması.
• ÖSYM kontenjanlarının Birimlerden istenmesi ve internet üzerinden YÖK sayfasına giriş yapılması.
• Kayıtların yapılacağı tarih ve kayıt yerlerinin ÖSYM Başkanlığına bildirilmesi, web sitesinde yayınlanması.
• ÖSYM sınavı sonucunda Üniversitemize yerleştirilen öğrencilerin kayıtlarının kabul edilmesi.
• Kayıt yaptıran öğrencilerin tespit edilerek ÖSYM Başkanlığına ek kontenjanların bildirilmesi. Ek kontenjanla Üniversitemize yerleştirilen öğrencilerin kayıtlarının kabul edilmesi.
• Yaz Okulu açılması ve faaliyete geçirilmesi konusunda birimlerden gelen tekliflerin Senato’ya sunulması. Açılması planlanan derslerin listelenmesi. Diğer üniversitelerden yaz okulu yaptıran öğrencilerin listelenmesi Fakülte ve Yüksekokullarla bildirilmesi.
• Af yasası ile ilgili birimler arası ve birim dışı yazışmaların yapılması, Uygulama esaslarının belirlenmesi.
• Farabi, Erasmus programına ilişkin veri girişinin yapılması
• Web üzerinden ders kayıtları ve not girişleri ile ilgili sorunların çözümlenmesi
• Web tasarımı ve web üzerinden duyuru işlemlerinin sağlanması
• Belirlenen harç miktarlarının öğrenci bilgi sistemine aktarılması ve duyurulması.
•  Burs, öğrenim-katkı kredisi işlemleri, başarı- başarısızlık durumları ile ilgili yazışmaların yapılması.
• Katkı kredisi almaya hak kazanan ara sınıf öğrencilerinin ödedikleri fazla ücretin iadesi işlemleri için gerekli belgelerin  Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilmesi. Sehven yatırılan harç ücretlerinin iade işlemlerinin yapılması.
• Mezun olmağa hak kazanan öğrencilerin  kontrol edilmesi ve diplomalarının hazırlanması.
• Diploma eki hazırlanması .
• Kayıt yaptıran öğrencilerin  kimlik kartlarının hazırlanması. 
• Satın alma, maaş ve yolluk-yevmiye  işlemleri.
• Disiplin cezası alan öğrencilerin otomasyon programına ve Yöksis’ e  işlenmesi ve ilgili yazışmalarının yapılması.
• Resmi kurumlar aracılığı ile yapılan diploma ve mezuniyet belgesi doğrulama işlerini yapmak.

         Şube Müdürünün görevleri

• Akademik takvimin hazırlanması ve yıllık iş planının hazırlanması 
• Senato ve Yönetim kurullarının takibinin yapılması
• Yükseköğretim veri tabanına öğrenci bilgi girişlerinin yapılması güncellenmesi
• Program/Bölüm/Ana Bilim Dallarının açılması, değişikliklerin otomasyona girilmesi.
• Güz ve Bahar yarıyılı müfredatlarının öğrenci otomasyon sistemine girilmesi.
• Üniversite bünyesinde bölüm ve programlar arası yatay geçiş esaslarının belirlenmesi.
• Üniversite bünyesinde bölüm ve programlar arası yatay geçiş başvurularının kabul edilmesi. Kontenjan duyurularının yapılması Rektörlüğe sunulması ve ilan edilmesi.
• Daire Başkanlığının gerekli gördüğü konularda eğitim-öğretim, şube yazışmalarının yapılması. Gelen-giden evrak kayıtlarının yapılması ve ilgili bölümlere sevk edilmesi.
• Üniversitelerarası Kurul ve YÖK kararlarının ilgili birimlerle yazışmalarının yapılması.
• ÖSYM kontenjanlarının Birimlerden istenmesi ve internet üzerinden YÖK sayfasına giriş yapılması.
• Kayıtların yapılacağı tarih ve kayıt yerlerinin ÖSYM Başkanlığına bildirilmesi, web sitesinde yayınlanması.
• ÖSYM sınavı sonucunda Üniversitemize yerleştirilen öğrencilerin kayıtlarının kabul edilmesi.
• Kayıt yaptıran öğrencilerin tespit edilerek ÖSYM Başkanlığına ek kontenjanların bildirilmesi. Ek kontenjanla Üniversitemize yerleştirilen öğrencilerin kayıtlarının kabul edilmesi.
• Yaz Okulu açılması ve faaliyete geçirilmesi konusunda birimlerden gelen tekliflerin Senato’ya sunulması. Açılması planlanan derslerin listelenmesi.Diğer üniversitelerden yaz okulu yaptıran öğrencilerin listelenmesi Fakülte ve Yüksekokullarla bildirilmesi.
• Af yasası ile ilgili birimler arası ve birim dışı yazışmaların yapılması, Uygulama esaslarının belirlenmesi.
• Farabi, Erasmus programına ilişkin veri girişinin yapılması
• Web üzerinden ders kayıtları ve not girişleri ile ilgili sorunların çözümlenmesi
• Web tasarımı ve web üzerinden duyuru işlemlerinin sağlanması
• Belirlenen harç miktarlarının öğrenci bilgi sistemine aktarılması ve duyurulması.
•  Burs, öğrenim-katkı kredisi işlemleri, başarı- başarısızlık durumları ile ilgili yazışmaların yapılması.
• Katkı kredisi almaya hak kazanan ara sınıf öğrencilerinin ödedikleri fazla ücretin iadesi işlemleri için gerekli belgelerin  Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilmesi. Sehven yatırılan harç ücretlerinin iade işlemlerinin yapılması.
• Mezun olmağa hak kazanan öğrencilerin  kontrol edilmesi ve diplomalarının hazırlanması.
• Diploma eki hazırlanması .
• Kayıt yaptıran öğrencilerin  öğrenci kimlik kartlarının hazırlanması. 
• Satın alma, maaş ve yolluk-yevmiye  işlemleri.
• Disiplin cezası alan öğrencilerin otomasyon programına ve Yöksis’ e  işlenmesi ve ilgili yazışmalarının yapılması.
• Resmi kurumlar aracılığı ile yapılan diploma ve mezuniyet belgesi doğrulama işlerini yapmak.

        Şef’ in görevleri

• ÖSYM sınavı sonunda Üniversitemizi kazanan (Yeni kayıt, Dikey geçiş ve Yatay geçiş ) öğrencilerin kayıtlarının yapılması ve otomasyon sistemine işlenmesi.
• Kayıt yenileme döneminden sonra kaydını yapmayan öğrencinin durumunun belirlenmesi ve otomasyon sistemi üzerinden arşive atılması.
• Ekleme –Bırakma haftasında ders değişikliğinin takibinin yapılması.
• Mevcut Fakülte/Bölüm bilgisinde yapılan değişikliklerin sisteme girilmesi.
• Öğretim elemanlarının ders yükü dağılımlarının otomasyona girişinin yapılması.
• Üniversitemiz birimlerine yeni bir Fakülte/Bölüm açılması durumunda değişikliklerin otomasyona işlenmesi.
• II.öğretim öğrencilerinden  %10 luk başarı sıralamasına girenlerin belirlenmesi ve bu öğrencilerin I.öğretim harç ücreti yatırması için gerekli işlemlerin yapılması.
• Burs, öğrenim-katkı kredisi işlemleri, harç miktarları ve başarı- başarısızlık durumları ile ilgili yazışmaların yapılması.
• Yatay geçiş ile gelen öğrencilerin kayıtlarının yapılmasından sonra ders kayıtları ve geldiği üniversitedeki notlarının sisteme girilmesi, dosya muhteviyatının istenmesi.
• Dikey geçiş öğrencilerin intibak programlarının girilmesi.
• Farabi, Erasmus Mevlana öğrencilerinin intibak ve not giriş işlemlerinin yapılması.
• Yaz okulunda açılması planlanan derslerin listelenmesi. Diğer üniversitelerden yaz okuluna kayıt yaptıran öğrencilerin listelenmesi Fakülte ve Yüksekokullara bildirilmesi.
• Mezun öğrencilerle ilgili gerekli yazışmaların yapılması dereceye giren öğrencilerin tespiti.
• Diploma ve Diploma Eki belgelerinin hazırlanması.
• Kayıt sildirme işlemlerinin yapılması, ilgili birimlerce onayın takibinin sağlanması.
• Mezun olan ve kaydı silinen öğrencilerin lise diplomalarının geri verilmesi.
• Resmi kurumlar aracılığı ile yapılan diploma ve mezuniyet belgesi doğrulama işlerini yapmak.
• Talep eden öğrencilere tecil işlemleri için EK-C2 belgesi vermek
• Öğrenci belgesi, transkript, başarı durumuna ilişkin taleplerin yerine getirilmesi ve belgelerin onaylanması (aslı gibidir)
• Disiplin cezalarının otomasyon programına işlenmesi
• Af yasasından yararlanan öğrencilerin kayıtlarının kabul edilmesi
• Yaz stajı yapan öğrencilerin notlarının girilmesi.
• Öğretim elemanları ve öğrenci şifrelerinin verilmesi.
• Gelen- giden evrak kayıtlarının yapılması.İlgili birimlere sevk ve dağıtımının yapılması. Günlü evrakların takibi ve cevap yazılarının yazılması.
• Öğrenci bilgilerinin güncellenme işlemlerini yürütmek.
• Her türlü ad ve soyadı değişikliklerini mahkeme kararı doğrultusunda yapmak.
• Daire Başkanı ve Şube Müdürü tarafından verilecek diğer görevleri yapmak .

          Memurun görevleri

• ÖSYM sınavı sonunda Üniversitemizi kazanan (Yeni kayıt, Dikey geçiş ve Yatay geçiş ) öğrencilerin kayıtlarının yapılması ve otomasyon sistemine işlenmesi.
• Kayıt yenileme döneminden sonra kaydını yapmayan öğrencinin durumunun belirlenmesi ve otomasyon sistemi üzerinden arşive atılması.
• Ekleme –Bırakma haftasında ders değişikliğinin takibinin yapılması.
• Mevcut Fakülte/Bölüm bilgisinde yapılan değişikliklerin sisteme girilmesi.
• Öğretim elemanlarının ders yükü dağılımlarının otomasyona girişinin yapılması.
• Üniversitemiz birimlerine yeni bir Fakülte/Bölüm açılması durumunda değişikliklerin otomasyona işlenmesi.
• II.öğretim öğrencilerinden  %10 luk başarı sıralamasına girenlerin belirlenmesi ve bu öğrencilerin I.öğretim harç ücreti yatırması için gerekli işlemlerin yapılması.
• Burs, öğrenim-katkı kredisi işlemleri, harç miktarları ve başarı- başarısızlık durumları ile ilgili yazışmaların yapılması.
• Yatay geçiş ile gelen öğrencilerin kayıtlarının yapılmasından sonra ders kayıtları ve geldiği üniversitedeki notlarının sisteme girilmesi, dosya muhteviyatının istenmesi.
• Dikey geçiş öğrencilerin intibak programlarının girilmesi.
• Farabi, Erasmus Mevlana öğrencilerinin intibak ve not giriş işlemlerinin yapılması.
• Yaz okulunda açılması planlanan derslerin listelenmesi. Diğer üniversitelerden yaz okuluna kayıt yaptıran öğrencilerin listelenmesi Fakülte ve Yüksekokullara bildirilmesi.
• Mezun öğrencilerle ilgili gerekli yazışmaların yapılması dereceye giren öğrencilerin tespiti.
• Diploma ve Diploma Eki belgelerinin hazırlanması.
• Kayıt sildirme işlemlerinin yapılması, ilgili birimlerce onayın takibinin sağlanması.
• Mezun olan ve kaydı silinen öğrencilerin lise diplomalarının geri verilmesi.
• Resmi kurumlar aracılığı ile yapılan diploma ve mezuniyet belgesi doğrulama işlerini yapmak.
• Talep eden öğrencilere tecil işlemleri için EK-C2 belgesi vermek
• Öğrenci belgesi, transkript, başarı durumuna ilişkin taleplerin yerine getirilmesi D
• Disiplin cezalarının otomasyon programına işlenmesi
• Af yasasından yararlanan öğrencilerin kayıtlarının kabul edilmesi
• Yaz stajı yapan öğrencilerin notlarının girilmesi.
• Öğretim elemanları ve öğrenci şifrelerinin verilmesi.
• Gelen- giden evrak kayıtlarının yapılması.İlgili birimlere sevk ve dağıtımının yapılması. Günlü evrakların takibi ve cevap yazılarının yazılması.
• Öğrenci bilgilerinin güncellenme işlemlerini yürütmek.
• Her türlü ad ve soyadı değişikliklerini mahkeme kararı doğrultusunda yapmak.
• Daire Başkanı , Şube Müdürü Şef tarafından verilecek diğer görevleri yapmak .